PRIVACY POLICY

IN ENGLISH

INFORMATION ON THE PROCESSING OF PERSONAL DATA
for
f Sports Group

(Updated May 2025)

In connection with the provision of f Sports Group’s services, the company processes personally identifiable information (personal data) about its clients and has therefore adopted this privacy policy, which informs you about how your data is processed and what rights you have as a data subject.

To best protect your personal data, we assess the level of risk that our data processing could negatively affect your fundamental rights and process your data based on the following key principles:

Processing is carried out lawfully, fairly, and transparently in relation to you.
Processing is subject to purpose limitation.
Processing follows the principle of data minimisation.
Processing follows the principle of accuracy, ensuring that the data we process about you is correct and up to date.
Processing is subject to storage limitation.
Processing is conducted with integrity and confidentiality.

Data Controller

f Sports Group is the data controller, meaning that f Sports Group is responsible for ensuring your personal data is processed in accordance with the European Parliament and Council’s Regulation (EU) 2016/679 of the of 27 April 2016 (General Data Protection Regulation) and applicable national legislation.

If you have any questions regarding the processing of personal data, please contact f Sports Group: Malene Mortensen, Tel. +45 28919970, mm@fsportsgroup.com or Mads H. Frederiksen, Tel. +45 28340724, mhf@fsportsgroup.com

Purposes and Legal Basis for Processing Your Personal Data

At f Sports Group, we process personal data about you as an inevitable part of the advisory services we provide and in our ongoing contact with you.

We collect and store your data for specific and legitimate purposes, such as:

When we register you as a client or contact in our system for ongoing correspondence and invoicing.
When we enter into sponsorship agreements with you involving payments between parties.

If we later need to use the data for a different purpose than originally stated, we will contact you to obtain your consent.

Our legal basis for processing your personal data generally includes:

For general personal data:

GDPR Article 6(1)(a): Consent
GDPR Article 6(1)(b): Performance of a contract
GDPR Article 6(1)(d): Protection of vital interests
GDPR Article 6(1)(f): Legitimate interests

For special categories of personal data and CPR number:

GDPR Article 9(2)(a): Consent
GDPR Article 9(2)(c): Protection of vital interests
Danish Data Protection Act §11(2): Legal obligations or requirements

Before processing your data, we assess whether the amount of data can be minimized. We also consider whether we can use anonymized or pseudonymized data, provided it does not impact our legal obligations or daily operations.

We only collect, process, and store personal data necessary for fulfilling our intended purpose. The type and extent of data may also be required to fulfil a contract or comply with legal obligations.

Categories of Personal Data

In providing our services, we process personal data that may include:

Name
Contact details (email, address, phone number)
CPR number and photo ID
Occupation, employer, and job function
Financial details
Family details
Insurance information
Third-party relations
Domestic and international bank account numbers
Audio or video recordings

In some cases, we process sensitive personal data such as:

CPR number
Genetic or biometric data used for unique identification

If additional personal data is required, you will be informed at the time of collection.

Disclosure of Information

Information is processed through the company’s data processors.

To the extent required by law, data may be disclosed to the Danish Tax Authority (SKAT) and other public authorities.

We occasionally use data processors for bookkeeping, IT support, etc. When we do so, we enter into a data processing agreement that ensures your information is adequately protected.

Information may be disclosed to:

Accountant and auditor
Public authorities (e.g., SKAT)
Your bank or the company’s bank

Our current data processors include:

Google Drive
Microsoft Office 365
Visma Economics
Beierholm Accountant
Danløn

Security

To protect your data from unauthorized access, we use IT solutions that ensure data is only accessible to relevant personnel.

f Sports Group has implemented internal procedures and policies concerning information security. These contain instructions and actions to prevent your data from being destroyed, lost, altered, disclosed, or accessed without authorization.

Retention of Personal Data

We retain your personal data for as long as you are a client and up to 5 years after the end of the client relationship, to fulfil public obligations and in case of legal disputes.

Any transfer of personal data will be justified and necessary for the legitimate interest of the client or the company for general client administration purposes.

Monitoring

We continuously check that your personal data is not inaccurate or misleading. Please inform us of any relevant changes to your personal information. Contact the employee you are working with for updates.

Your Rights as a Data Subject

Right of Access
You may request access to the personal data we process about you, including the categories of data and purposes of processing. You can also ask how long we keep your data and who else may access it.

Right to Object
You may object to the processing of your data and withdraw consent at any time.

Note: Some data may be processed without your consent if we have a legitimate interest, and your rights do not override it.

Right to Rectification, Restriction, or Erasure
If you believe that the data we hold about you is incorrect or misleading, you may request it to be corrected or deleted. We will assess whether the conditions are met and, if so, take the necessary actions promptly.

Right to Data Portability
If you request information about the personal data f Sports Group processes about you, and the conditions are met, you are entitled to receive it in a structured, commonly used, and machine-readable format. We will not prevent you from transmitting this data to a third party. If technically feasible, we can transmit it directly on your behalf.

Right to File a Complaint
If you believe your data is being processed unlawfully, you have the right to file a complaint with the Danish Data Protection Agency (Datatilsynet) at dt@datatilsynet.dk.

PÅ DANSK

INFORMATION OM BEHANDLING AF PERSONOPLYSNINGER

for

f Sports Group

(opdateret maj 2025)

I forbindelse med udførelse af f Sports Groups services behandler virksomheden personhenførbare oplysninger (persondata) om sine klienter og har derfor vedtaget denne persondatapolitik, der informerer om, hvordan dine data behandles, og hvilke rettigheder du har som registreret.

For at beskytte dine persondata bedst muligt vurderer vi, hvor høj risikoen er for, at vores databehandling påvirker dine grundlæggende rettigheder negativt, og vi behandler dine persondata ud fra følgende grundlæggende principper:

Behandlingen sker på en lovlig, rimelig og gennemsigtig måde i forhold til dig.
Behandlingen er underlagt en formålsbegrænsning.
Behandlingen sker ud fra et princip om dataminimering.
Behandlingen sker ud fra et princip om rigtighed, der skal sikre, at de data vi behandler om dig er korrekte og ajourførte.
Behandlingen sker ud fra et princip om opbevaringsbegrænsning.
Behandlingen sker ud fra et princip om integritet og fortrolighed.

Dataansvarlig

f Sports Group er dataansvarlig, hvilket betyder, at det er f Sports Group, der er ansvarlig for at sikre, at dine persondata behandles i overensstemmelse med Europa-Parlamentets og rådets forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 (databeskyttelsesforordningen) og gældende national lovgivning herom.

Hvis du har spørgsmål vedrørende behandlingen af persondata i virksomheden, bedes du kontakte f Sports Group:

Malene Mortensen, tlf. +45 28919970, mm@fsportsgroup.com eller Mads H. Frederiksen, tlf. +45 28340724, mhf@fsportsgroup.com

Formålene og retsgrundlaget for behandlingen af dine personoplysninger

Hos f Sports Group behandler vi persondata om dig som en uundgåelig del af den rådgivning, som vi yder dig og i vores løbende kontakt med dig.

Vi indsamler og opbevarer dine data til specifikke og legitime formål, for eksempel:

Når vi registrerer dig som klient eller kontaktperson i vores system med henblik på den løbende korrespondance og fakturering.
Når vi i samarbejde med dig indgår sponsoraftaler og der er betalinger imellem os.

Hvis vi senere har brug for at benytte oplysningerne til et andet formål end det oplyste, vil vi kontakte dig, og indhente dit samtykke hertil.

Vores hjemmel (retsgrundlag) for at behandle dine persondata vil typisk være:

For almindelige persondata:

Databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, a: Samtykke
Databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, b: Opfyldelse af kontrakt
Databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, d: Beskyttelse af dine eller andre private personers eller vitale interesser
Databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, f: Interesseafvejning

For særlige (personfølsomme) persondata og cpr.nr.:

Databeskyttelsesforordningens art. 9, stk. 2, a: Samtykke
Databeskyttelsesforordningens art. 9, stk. 2, c: Beskyttelse af dine eller andre private personers vitale interesser
Behandlingen følger af lov eller bestemmelser fastsat i lov (persondatalovens § 11, stk. 2)

Inden vi behandler dine persondata, undersøger vi, om det er muligt at minimere mængden af persondata i forhold til formålet med behandlingen. Vi undersøger også, om nogle af de datatyper vi bruger, kan bruges i anonym eller pseudonymiseret form. Det er muligt, hvis det ikke påvirker vores forpligtelser over for offentlige myndigheder eller vores daglige drift negativt.

Vi indsamler, behandler og opbevarer kun de persondata, der er nødvendige for at opfylde vores tilsigtede formål. Typen og omfanget af de persondata, vi behandler, kan også være påkrævet for at opfylde en kontrakt eller anden juridisk forpligtelse.

Kategorier af personoplysninger

I forbindelse med udøvelse af vores services behandler vi persondata om dig, som blandt andet kan omfatte:

Navn
Kontaktoplysninger (E-mailadresse, adresse, telefonnummer)
Cpr.nr. og billedlegitimation
Profession, arbejdsgiver og jobfunktion
Økonomiske forhold
Familieforhold
Forsikringsforhold
Relationer til tredjepart
Bankkontonr. i ind- og udland
Billed- eller lydoptagelser

I nogle tilfælde behandler vi særlige persondata (personfølsomme data) om dig, der omfatter:

Cpr.nr.
Behandling af generiske eller biometriske data med henblik på unik identifikation

Det kan blive relevant at indsamle yderligere personoplysninger fra dig, og i så fald vil du blive orienteret herom i forbindelse med indsamlingen.

Videregivelse af oplysninger

Oplysningerne vil blive behandlet via Virksomhedens databehandlere.

Oplysningerne vil i det omfang det er nødvendigt under hensyn til gældende lovgivning blive overdraget til SKAT og andre offentlige myndigheder.

Virksomheden benytter sommetider databehandlere til bogføring, IT-support mv. Når der benyttes databehandlere, indgår Virksomheden en databehandleraftale med databehandleren, som sikrer, at databehandleren passer godt på dine oplysninger.

Oplysningerne vil blive overdraget til:

Arbejdsgiverens bogholder og revisor
Offentlige myndigheder (f.eks. SKAT)
Klientens og evt. virksomhedens bank

Vi har pt. følgende databehandlere:

Google Drive
Microsoft Office 365
Visma Economics
Beierholm Revision
Danløn

Sikkerhed

For at beskytte dig mod, at uvedkommende kan få adgang til dine persondata, bruger vi it-løsninger, som automatisk sikrer, at al data kun er tilgængelige for relevante personer.

Desuden har vi i f Sports Group vedtaget interne procedurer og politikker vedrørende informationssikkerhed. Disse procedurer og politikker indeholder instruktioner og handlinger, der beskytter dine data mod at blive ødelagt, tabt, ændret, offentliggjort og mod uautoriseret adgang eller deling.

Opbevaring af dine personoplysninger

Så længe du er klient hos f Sports Group og op til 5 år efter, at klientforholdet er ophørt, opbevarer vi dine persondata med henblik på opfyldelse af offentlige forpligtelser, og med henblik på eventuelle juridiske tvister.

Enhver overdragelse af persondata vil være sagligt begrundet og i øvrigt nødvendig for varetagelsen af en berettiget interesse for Klienten eller for Virksomheden i forbindelse med den generelle klientadministration.

Kontrol

Vi kontrollerer løbende, at dine persondata ikke er forkerte eller vildledende i det omfang, det er muligt. I den forbindelse beder vi dig oplyse os om relevante ændringer i dine persondata. Du kan kontakte den enkelte medarbejder, du har indgået aftale med for underretning om ændringer.

Dine rettigheder som registreret

Indsigtsret

Du kan på anmodning få indsigt i hvilke persondata og kategori af persondata, vi behandler om dig, og hvad formålet med behandlingen er, hvis du ikke allerede er oplyst herom. Du kan også få indsigt i, hvor længe vi opbevarer dine persondata, og hvem der i øvrigt har adgang til dine persondata.

Indsigelsesret

Du kan til enhver tid gøre indsigelse mod behandlingen af dine persondata og trække et tidligere udstedt samtykke til behandling af dine persondata tilbage.

Du skal dog være opmærksom på, at der vil være visse persondata, som vi vil kunne behandle uden dit samtykke, hvis vi har en berettiget interesse, og hvis beskyttelsen af dine interesser ikke overstiger denne interesse.

Ret til berigtigelse og få persondata begrænset eller slettet

Hvis du mener, at de persondata, vi behandler om dig, er unøjagtige eller vildledende, har du ret til at få dem rettet eller slettet. Du skal i den forbindelse kontakte den medarbejder, du har indgået aftale med. Hvis du anmoder om at få rettet eller slettet dine personlige data, undersøger vi om betingelserne herfor er opfyldt, og i så fald foretager vi de nødvendige ændringer eller sletninger snarest muligt.

Ret til dataportabilitet

Hvis du anmoder om at få oplyst, hvilke persondata f Sports Group behandler om dig, og betingelserne herfor er til stede, er du berettiget til at vi overgiver dig disse i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format, og vi kan og vil ikke forhindre, at du transmitterer disse oplysninger til tredjemand. Hvis du anmoder om det, og det er teknisk muligt vil vi sørge for at transmittere de ønskede persondata direkte fra f Sports Group til en tredjepart.

Ret til at klage

Hvis du mener, at dine persondata behandles i strid med gældende lovgivning eller andre juridiske forpligtelser, har du ret til at indgive en klage til Datatilsynet. (dt@datatilsynet.dk).